Die Digitalisierung der Arbeitswelt birgt viele Herausforderungen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber

Sätze wie diese liest man derzeit zuhauf in Artikeln zur Mitarbeiterentwicklung. Regelmäßig folgen darauf mehr oder weniger wertvolle Ratschläge zu den Kompetenzen, die Mitarbeiter künftig mitbringen sollten sowie zu den Methoden, mit denen diese auf die neuen Herausforderungen vorbereitet werden können.

Genannt werden neben den weiterhin benötigten Fachkenntnissen regelmäßig technische Kenntnisse sowie Medienkompetenz sowie so genannte Soft Skills wie Kreativität, emotionale Intelligenz und geistige Flexibilität. Zusammenfassend wird festgehalten, dass lebenslanges Lernen der Schlüssel zum Erfolg sei.

Selbstverständlich befassen auch wir uns regelmäßig mit der Frage, wir uns als Team bestmöglich für die anstehenden Aufgaben in der nahen und fernen Zukunft wappnen können. Wir haben dabei gelernt, dass unser Team über Knowhow aus den unterschiedlichsten Bereichen verfügt und uns somit ermöglicht, kreative Lösungen für neue Herausforderungen zu finden. Als Kanzleiinhaber ist es unsere Aufgabe, die Kolleginnen und Kollegen bei der Lösung Ihrer Aufgaben zu unterstützen und deren Lösungsansätze für das gesamte Team nutzbar zu machen. Im Ergebnis entwickeln wir uns also immer mehr zu einem Coach für die Spezialisten in unserer Mannschaft.

Wie viele Kanzleien haben wir Mitarbeiter aus allen Altersgruppen und mit unterschiedlichen Ausbildungswegen und Vorkenntnissen. Die eine Kollegin hat schon wirklich jeden Sonderfall in der Buchhaltung gesehen, der andere Kollege übersetzt jeden noch so technischen englischen Fachbegriff und wieder eine andere Kollegin bedient Excel in atemberaubender Geschwindigkeit und findet immer wieder neue und effiziente Lösungen für wiederkehrende Probleme.

Aus unserer Sicht ist es alternativlos, den Spezialisten des Teams auch tatsächlich Verantwortung und Gestaltungsspielraum in ihrem jeweiligen Spezialgebiet zu übertragen. Dabei ist es allerdings wichtig, Verantwortung im Sinne von Zuständigkeit (responsibility) und nicht im Sinne von Haftbarkeit (accountability) zu verstehen. Ansonsten würde unseres Erachtens die Bereitschaft zu Experimenten gebremst. Umgekehrt wird der Gestaltungsspielraum höchstens und ausschließlich durch zeitliche Restriktionen begrenzt. Natürlich gibt es Feedback durch die Kanzleiinhaber – dieses soll nach unserem Verständnis jedoch nicht als finale Entscheidung, sondern als weiterer Input verstanden werden. Und nicht selten führen genau diese Feedbackgespräche auch zu neuen Erkenntnissen bei den Kanzleiinhabern.

Auch wir müssen zugeben, dass die Übertragung von Aufgaben nicht immer leichtfällt und der innere „Kontrollzwang“ uns zu häufigen Nachfragen zum Stand der Dinge verleitet. Trotzdem sind wir davon überzeugt, dass sich die anstehenden Aufgaben nur sinnvoll im Team lösen lassen und für eine steile Lernkurve bei allen Beteiligten sorgen.

Dieser Punkt hängt eng mit dem Vertrauen in die Kompetenzen der Mitarbeiter zusammen. Natürlich bestehen auch weiterhin Bereiche, in denen auf gute Erfahrungen zurückgegriffen werden kann. Aber gerade bei der Digitalisierung von Prozessen oder der Abbildung von neuen Geschäftsmodellen kann nur in Ausnahmefällen auf bewährte Lösungen zurückgegriffen werden. „Das wurde schon immer so gemacht“ darf höchstens noch als Running Gag in der Kanzlei verwendet werden.

Neue Lösungsansätze erfordern jedoch eine hohe Flexibilität bei allen beteiligten Personen. Vorschläge, die auf unbekanntes Terrain führen, werden gerne aus Sorge vor dem Unbekannten abgelehnt. Wir haben jedoch gelernt, dass genau diese Denkweise Innovationen verhindert und zu Frustration bei Kanzlei und Mandanten führt. Berufsrechtlich vorgegebene Grenzen sind natürlich einzuhalten, dürfen aber bei der Entwicklung neuer Ideen nicht im Vordergrund stehen, sondern sind vor der finalen Umsetzung zu berücksichtigen.

Vielleicht der entscheidende Faktor und die größte Hürde für Steuerkanzleien ist der Umgang mit Fehlern. Als Dienstleister in einem derart sensiblen Bereich wie dem Steuerrecht können wir uns als Vertreter unserer Mandanten keine Fehler erlauben, die zu einem auch noch so kleinen Nachteil für unsere Kunden führen. Für diese Fälle sind wirksame Kontrollmechanismen wie Checklisten und das Vier-Augen-Prinzip zu implementieren. Diese werden in den meisten Kanzleien vorhanden sein und können durch digitale Hilfsmittel unterstützt werden.

Es ist jedoch wichtig, dass diese berufsbedingte Abneigung gegen Fehler jeder Art nicht dazu führt, dass in allen Bereichen Fehlervermeidung an erster Stelle kommt. Sowohl bei großen Projekten wie der Umstellung unserer Kanzlei-Software als auch bei der täglichen Suche nach Optimierungspotential sind Fehler unvermeidlich. Oberste Maxime ist daher die unbedingte Transparenz im Umgang mit diesen Fehlern, um eine Wiederholung auszuschließen und im Idealfall positive Handlungsalternativen zu entwickeln.

Ebenso wichtig ist aber auch ein gelassener Umgang mit dieser Art von Fehlern durch Kanzleileitung und Mitarbeiter, um zu vermeiden, dass alle Beteiligten im Zweifel immer die weniger kreative und dafür sicherere Variante wählen.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich durch die vorgestellten Rahmenbedingungen eine Kanzleikultur herausbildet, in der jeder einzelne befähigt wird, im Rahmen seiner Möglichkeiten einen wertvollen Beitrag zu der Lösung der Herausforderungen der digitalen Transformation zu leisten.

Völlig unabhängig von externen Impulsen im Rahmen von Seminaren und sonstigen Fortbildungsveranstaltungen stellt sich das viel beschworene „lebenslange Lernen“ fast automatisch durch täglich neue Erfahrungen ein, die jeweils kreativ und eigenverantwortlich im Team gelöst werden.

Wir lernen weiterhin, welche Kompetenzen in der Steuerkanzlei der Zukunft erforderlich sind. Viel spricht dafür, dass neben steuerlichem Wissen zunehmend IT-Kenntnisse erforderlich werden und sich das Gesicht der Teams in den kommenden Jahren verändern wird. Ein offenes Mindset und die Bereitschaft, sich gemeinsam auf eine Reise in heute noch unbekannte Welten zu begeben, werden jedoch alle Teammitglieder gemeinsam haben.

In Zeiten des Fachkräftemangels stellt sich umso mehr die Frage, wo diese Mitarbeiter zu finden sind und welcher Ausbildungsweg bei Berufseinsteigern der Richtige ist. Auch zu diesem Thema werden wir in den nächsten Wochen unsere Gedanken teilen.