Agile(re)s Arbeiten in der Steuerberatung – drei einfache Tipps

In unserem Beitrag zur New Work, also der sinnstiftenden Arbeit, haben wir uns bereits damit beschäftigt, wie insbesondere der Megatrend Digitalisierung die Arbeit in der Steuerberatung verändern wird. Doch nicht nur der Kern der Arbeit, also die Rückbesinnung auf die eigentliche, beratende Tätigkeit, wird stärker in den Vordergrund rücken. Auch Arbeitsmethoden wandeln sich. Stichwort: agiles Arbeiten.

Agiles Arbeiten selbst ist keine Methode, sondern ein Sammelbegriff für verschiedene Prozesssteuerungsmethoden.

Das Manifest für Agile Softwareentwicklung nennt folgende vier Faktoren:

• Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

Im Kern geht es darum, weniger starr, prozessorientiert und reaktiv zu handeln. Stattdessen rücken Selbstorganisation und Flexibilität in den Fokus. Eine offene Fehlerkultur, häufige, dafür kürzere Kommunikationsschleifen mit Kollegen und Mandanten und Wissensaustausch gehören ebenfalls zur agilen Arbeitsweise. Immer wiederkehrendes Hinterfragen der einzelnen Arbeitsschritte soll zu ständigen Anpassungen und Verbesserungen im Prozess führen und so die Effizienz steigern. Wie nun kann eine Arbeitsweise, die eigentlich aus der Softwareentwicklung kommt, in die Steuerberatung überführt werden?

Nun müssen ja nicht gleich Kanban oder Scrum eingesetzt werden, um die Agilität in einer Steuerkanzlei zu erhöhen. Schon die Umsetzung weniger Schritte kann dazu führen, gewohnte Denkmuster recht unkompliziert zu durchbrechen:

1. Kommunikation: In kurzen, regelmäßigen Meetings erzählt jedes Teammitglied, woran es gerade arbeitet und was es braucht, um bei dieser Arbeit Fortschritte zu erzielen. Ein Moderator bzw. der Teamleiter sorgt dafür, dass eines dabei deutlich wird: Der zu leistende Beitrag eines jeden, um das Team an diesem Tag voranzubringen. Wichtig ist es, die Dauer dieser Meetings streng zu limitieren: 10-15 Minuten täglich sind vollkommen ausreichend.
2.  Visualisierung: Was steht an? Woran wird gearbeitet? Was ist erledigt? Diese drei Fragen und ihre Antworten können mit Hilfe von Post-its, Whiteboards oder Pinnwänden schnell und für alle einsehbar visualisiert werden. So sind Fortschritte gut erkennbar. Das gilt auch für Situationen, in denen es hakt. Hier können andere Teammitglieder ihre Hilfe anbieten.
3. Feedback: Wie oben bereits erwähnt, zeichnet sich agiles Arbeiten durch regelmäßige Feedbackschleifen aus. Diese machen in Abständen von ein bis zwei Wochen Sinn und auch nur, wenn gleichzeitig wenige, aber konkrete Verbesserungsvorschläge mitgegeben werden. Diese werden anschließend umgesetzt und in der nächsten Feedbackrunde bewertet.

Agiles Arbeiten bedeutet auch, den Mandanten mehr mit ins Boot zu holen. Schließlich wird ihm nicht mehr das fertige Projekt als Ergebnis einer im Vorfeld streng festgelegter Agenda präsentiert. Vielmehr wird er eng eingebunden, da ihm laufend Einzelschritte und Teilerfolge präsentiert werden. Gleichzeitig verschiebt sich die Rolle des Steuerberaters: Er wird Teil des Mandantenteams, kann zum Beispiel laufend dessen Entscheidungen hinterfragen. Beispiel gefällig? Der Mandant erhält detaillierte Auswertungen in Echtzeit, nicht mehr nur etwa eine monatliche Liquiditätsvorschau, und kann auf dieser Basis situativ Entscheidungen ableiten und fällen. Gegenüber steht der Steuerberater, der die Entscheidungen prüft. Partnerschaftlich statt von oben beratend.