Planung, Entscheidung und Konsequenz

So ein Systemwechsel ist ein Großprojekt, das mit monatelanger Planung verbunden ist. Gleichzeitig bringt so ein Umstieg viele Herausforderungen mit sich.

Ein wichtiger Punkt ist, dass das Tagesgeschäft nicht darunter leiden darf. Fristen und Termine müssen eingehalten werden. Die Arbeitsbelastung in einer Steuerkanzlei ist allerdings auch schon ohne solche Veränderungen verhältnismäßig hoch, sodass aus diesem Grund die Planung eines solchen Systemumstiegs von zentraler Bedeutung ist. Hinzu kommt, dass wir in diesem Zug auch unsere IT-Infrastruktur zukunftssicher aufstellen wollten. Folglich sind damit zusätzliche Veränderungen für uns hinzugekommen.

Da uns durchaus bewusst war welche Herausforderung so ein Schritt darstellt, haben wir uns im Vorfeld mit einigen Kollegen unterhalten und diese nach deren Meinung über den optimalen Zeitpunkt eines Systemwechsels gefragt. In der Hoffnung hier von den Erfahrungen anderer profitieren zu können und somit eine klare Antwort zu erhalten, haben wir begeistert von unserem Vorhaben erzählt.

Das Feedback war allerdings ein wenig ernüchternd, wenn auch sehr wichtig. Das lag nicht daran, dass wir keine vernünftigen Antworten erhalten haben, sondern vielmehr mussten wir feststellen, dass es die eine Antwort auf unsere Frage nicht gibt. Denn alle Kollegen haben uns nochmal verdeutlicht vor welcher Herausforderung wir tatsächlich stehen. Diese Rückmeldungen haben uns zwar zum Nachdenken gebracht, aber unser Entschluss stand fest. Und hierfür ist ein gesunder Optimismus erforderlich. Zu der Frage des richtigen Zeitpunkts haben wir von allen Kollegen unterschiedliche Antworten erhalten. Zu Beginn hat uns das zwar ein wenig gewundert – hatten wir uns doch erhofft die eine Antwort zu erhalten – aber gleichzeitig hat uns das gezeigt, dass es keinen richtigen Zeitpunkt hierfür gibt.

Entscheidend sind individuelle Gegebenheiten innerhalb der Kanzlei und ganz wichtig: Sich für einen Zeitpunkt bzw. Zeitraum zu entscheiden und es dann zu 100% durchzuziehen, ohne zu Zweifeln. Daher war unser Entschluss gefasst. Jetzt mussten wir nur noch die richtigen Partner ins Boot holen.

Solch ein Vorhaben ist nur zu meistern, wenn man die richtigen Partner hat. Und dazu gehören in unserem Fall zum einen die DATEV und zum anderen ein Systempartner.

Bei der DATEV hat man wenig Auswahl, denn die entsprechenden Mitarbeiter werden einem aufgrund des Standorts der Kanzlei und der notwendigen Expertise sozusagen zugeteilt. Dies muss auch nicht negativ sein, sondern hat sich in unserem Fall als Vorteil herausgestellt. Alle Beteiligten sind absolute Profis in deren Bereich. Gleichzeitig haben wir auch den Eindruck, dass der ein oder andere Mitarbeiter ganz bewusst zu uns geschickt wurde, was wiederum in unserem Fall zu noch besserer Zusammenarbeit geführt hat.

Den richtigen Systempartner zu finden stellt sich dabei schwieriger dar, denn hier muss man seine eigene Wahl treffen. Wir haben uns also wieder auf unser Netzwerk verlassen und uns Meinungen von anderen Kollegen eingeholt. Ziemlich schnell ist dann die Entscheidung auf das IT-Systemhaus Braun & Paul IT GmbH gefallen. Da es in diesem Bereich einige bekannte Namen gibt, die alle aus fachlicher Hinsicht einen guten Ruf haben, wollten wir trotzdem kein „Casting“ durchführen, sondern haben uns auf unser Netzwerk verlassen und gleich einen Vertreter von Braun & Paul eingeladen. Sofort war klar, dass das zwischenmenschliche passt. Also stand unsere Entscheidung fest und damit ging es los.

Unsere Projektplanung startete somit im Juli 2018 (KW 30), der Projektstart war Ende Januar 2019 (KW 5) und der geplante Projektabschluss ist in KW 18 angestrebt. Wir sprechen also insgesamt von zehn Monaten, in denen sehr viele Themen besprochen wurden, vieles auf den Kopf gestellt wurde, sehr viele Veränderungen vorgenommen wurde bzw. aktuell immer noch erfolgen und von einer Zeit, in der auch Frust und Zweifel bei allen Beteiligten zwischenzeitlich immer mal wieder aufkamen.

Aber beginnen wir im Juli 2018: Wenn man dieses Projekt aufteilen müsste, würden wir von drei Schritten sprechen, die sich in unserem Fall wie folgt darstellen:

1. Planung: 26 Wochen
2. Umstellung: 1 Woche
3. Schulung: 13 Wochen

Tatsächlich kann man das allerdings nicht so hart trennen, denn gerade die Übergänge von Schritt eins auf zwei sowie der Übergang von der Umstellung in die Schulung sind teilweise fließend. Nichtsdestotrotz kann man sagen, dass eine lange Planung erforderlich ist, um die Umstellung in kürzester Zeit zu vollziehen, um dann grundsätzlich wieder voll funktionsfähig zu sein.

Wie bereits erwähnt startete die Planungsphase mit der Auswahl des Systempartners. Braun & Paul hat den Kontakt zur DATEV hergestellt und die ersten Termine vereinbart. Es ging los, indem eine DATEV-Mitarbeiterin für das Neukundengeschäft mit uns die vertraglichen Details abgestimmt hat und gemeinsam mit unserem Kundenverantwortlichen einen Projektleiter ausgewählt hat.

Nachdem die formalen Dinge erledigt waren, hatten wir noch einige Hausaufgaben bekommen. Wir mussten einige Entscheidungen hinsichtlich der gewünschten DATEV-Produkte treffen, um unser Paket festzuschnüren. Aus diesem Grund wurden mit uns noch Online-Termine vereinbart, in denen uns einige DATEV-Produkte vorgeführt wurden. Auf dieser Basis konnten wir dann unsere Entscheidungen treffen. In unserem Fall ging es um zwei zentrale Themen: Die funktionale Unterscheidung zwischen Eigenorganisation (EO) classic und comfort sowie die Vorführung des neuen DATEV Dokumenten-Management-Systems (DMS). Ersteres war notwendig, damit wir das für uns optimale Organisationstool auswählen können. Beim DATEV DMS dagegen ging es uns nicht um die Frage ob, sondern lediglich darum wann und wie. Das DMS hat eine sehr hohe Bedeutung für uns, da wir bereits mit der Dokumenten-Management-System-Lösung von SIMBA gearbeitet hatten und daher einen reibungslosten Übergang gewährleisten wollten. Hierfür war es für uns wichtig zu verstehen, wie das DATEV DMS aufgebaut ist und funktioniert. Mit diesen Informationen konnten wir dann folgende Entscheidungen treffen: Wann soll der Umstieg auf das neue DMS erfolgen und wie bestreiten wir diesen Weg.

Denn eines war für uns klar: Ein Teil der Dokumente aus dem alten DMS muss zwingend in das Neue überführt werden, damit auch zukünftig komfortabel gearbeitet werden kann. Dabei handelt es sich primär um Dauerakten.

Nachdem wir diese Punkte abhaken konnten, stand das erste Treffen mit unserem DATEV-Projektleiter, dem DATEV-Kundenverantwortlichen, den Mitarbeitern von Braun & Paul sowie unseren internen Verantwortlichen an. Unser internes Team und insbesondere die interne Kommunikation war über den gesamten Planungs- und Umstellungszeitpunkt der wichtigste Faktor. Denn auch wenn der komplette Umstieg aus technischer Sicht reibungslos läuft, können wir von einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt nur dann sprechen, wenn die Mitarbeiter auf diesem Weg die nötigen Brücken gebaut bekommen und sich im Nachgang über diese Veränderungen positiv äußern. Aus diesem Grund war es uns als Geschäftsleitung sehr wichtig, alle Mitarbeiter auch aktiv mit einzubeziehen. Daher haben wir uns dazu entschieden, Marvin Rempe, bei diesem Projekt die stellvertretende Leitung zu geben. Marvin bringt ein Grundverständnis für IT-Themen mit, ist immer daran interessiert unsere internen Prozesse mitzugestalten und fungiert somit auch als Sprachrohr innerhalb der Kanzlei auf Mitarbeiterebene.

Bei unserem großen Kickoff-Termin sollte also der Zeitplan fixiert werden. Dabei war ein Zusammenspiel aus drei Komponenten erforderlich: Die DATEV benötigt einen entsprechenden Vorlauf, um alle Schritte sowie die dabei erforderlichen Mitarbeiter für die Schulungsmaßnahmen einzutakten, unser Systempartner muss ebenfalls Ressourcen und die Bearbeitung bestehender Aufträge gewährleisten und wir müssen uns darüber Gedanken machen, zu welchem Zeitpunkt ein Stillstand von einigen Tagen möglich ist. Dies war zugegebenermaßen eine große Herausforderung für alle Parteien und sicherlich auch mit gewissen Kompromissen verbunden.

Letztendlich haben wir uns gemeinsam darauf geeinigt, dass die Umstellung mit allen Konsequenzen in KW 5 dieses Jahres erfolgen soll. Jetzt musste nur noch besprochen werden, wie nach dieser Umstellung weiter gemacht wird. Denn mit der Umstellung unserer IT-Infrastruktur sowie der Freischaltung aller DATEV-Programme ist es nicht erledigt. Denn insbesondere für die Mitarbeiter geht die Arbeit jetzt erst richtig los.

Eines war von Beginn an klar: Wir müssen über einen gewissen Zeitraum in zwei Welten arbeiten. Bis sämtliche Daten in das neue System übernommen und alle Schulungsmaßnahmen für die DATEV-Produkte abgeschlossen sind, vergehen einige Tage, Wochen, Monate. Und genau diese Frage hat zu einigen Diskussionen geführt. Handelt es sich um einige Wochen oder reden wir über Monate? Bei unseren ersten Treffen mit unseren Partnern haben wir durchklingen lassen, dass wir den Umstieg mit allem was dazu gehört am liebsten innerhalb eines Monats vornehmen möchten. Wohlwissend, dass dies unmöglich ist, haben wir dies bewusst so in den Raum geworfen, um unsere Vorgehensweise bei solchen Projekten zu verdeutlichen. Denn wir wollten auf jeden Fall vermeiden, dass wir Ende des Jahres 2019 immer noch mit diesem Projekt beschäftigt sind.

Mit diesem Wissen wurde uns ein Zeitplan von der DATEV vorgeschlagen, der die Umstellung mit allen Schulungsmaßnahmen über einen Zeitraum von sechs Monaten vorgesehen hätte. Damit waren wir natürlich überhaupt nicht einverstanden und haben so gelernt, dass solch ein großer Umstellungsprozess in der Regel über neun Monate vorgenommen wird und dieser Zeitplan aufgrund unserer Wünsche bereits verkürzt wurde. Nach einigem Austausch über die Vor- und Nachteile zu einem schnellen vs. langsamen Umstieg konnten wir uns schlussendlich auf einen Zeitraum von drei Monaten einigen. Dabei war allerdings das Thema Dokumenten-Management-System noch nicht geklärt. Denn dieses sollte – so der Plan – nach Abschluss aller Schulungsmaßnahmen als letzter Baustein am Ende der drei Monate draufgesetzt werden. Da wir allerdings ausschließlich digitale Prozesse innerhalb unserer Kanzlei leben, befürchteten wir bis dahin weiterhin auf das SIMBA-DMS angewiesen zu sein. Wir wurden zwar mit dem DATEV Dokumentenablage vertröstet, den wir bis dahin ja auch nutzen können, vertagten diese Diskussion allerdings in das neue Jahr, da uns gleich signalisiert wurde, dass es hierzu im Laufe von 2018 keine andere Aussage geben wird.

Sehr positiv dagegen war der Vorschlag und die Bitte seitens der DATEV unsere SIMBA-Prozesse und im Allgemeinen unsere Arbeitsweise mit SIMBA kennenzulernen. Wir haben also noch kurz vor Weihnachten einen gemeinsamen Termin vereinbart, worum es insbesondere um die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten über die SIMBA Datendrehscheibe ging. Denn all diese Mandanten – wir reden hier von einer dreistelligen Anzahl – müssen nun auf Unternehmen online wechseln. Wie wir diesen Umstieg innerhalb weniger Wochen für alle Mandanten vollzogen haben, möchten wir in einem separaten Beitrag erläutern.

Nach nun ausreichender Vorbereitung und Planung von allen Seiten gab es Anfang 2019 eine letzte Abstimmung in großer Runde ehe es dann Ende Januar los ging.

Die vollumfängliche Umstellung auf DATEV gepaart mit einer radikalen Veränderung unserer IT-Landschaft – es erfolgte ein Outsourcing in das Rechenzentrum unseres Systempartners – hat für uns den passivsten Teil dieser ganzen Zeit bedeutet. Das heißt wir standen auf Abruf bereit, falls sich Fragen ergeben, aber im Grunde konnten wir mangels Systemzugriffs nicht arbeiten. Dies hat an einem Mittwoch begonnen und wurde am Sonntag abgeschlossen. Wir hatten uns natürlich einige Gedanken gemacht, wie man diese Zeit – glücklicherweise waren es nur drei volle Tage – nutzen kann. Letztendlich haben wir uns für drei Programmpunkte entschieden. Wir haben interne Schulungen zu aufgelaufenen Fragestellungen durchgeführt, außerdem ein wenig angepackt und einige, längst nicht mehr benötigte Sachen archiviert und Schränke ausgeräumt sowie auch einen halben Tag einfach frei gemacht. Nachdem wir im Nachgang noch einige Schränke haben entfernen lassen und somit ein Archivzimmer – ja es hat Fenster – geleert wurde, haben wir nun sogar noch ein weiteres schönes Büro gewonnen, welches auch schon bereits aufgrund von Neueinstellungen verplant ist.

Der erste Tag nach dieser Umstellung hatte für uns alle ein wenig den Hauch von neuem Job. Der Arbeitsplatz hat sich optisch zwar nur marginal verändert – es wurden zahlreiche Rechner erneuert oder gleich durch Laptops ersetzt – allerdings war eine gewisse Anspannung vorhanden. Denn einerseits war keinem so recht klar, welche Baustellen noch vorhanden sind und andererseits ist allein das Anmelden im System schon anders. Die kleinen Baustellen wurden innerhalb der ersten drei Tage nach Umstellung vollständig behoben und haben auch zu kaum einem Zeitverlust geführt. Dies war Braun & Paul zu verdanken, die bei der Umstellung schon ausgezeichnete Arbeit geleistet haben und zudem in den ersten drei Tagen danach mit zwei Mitarbeitern bei uns dauerhaft vor Ort waren, um Kleinigkeiten, wie einen nicht funktionierenden Drucker oder ein Problem mit dem E-Mail-System sofort beheben zu können.

Damit war die erste Hürde genommen und die Basis für die Zukunft gelegt. Jetzt konnte man natürlich sofort loslegen, wäre da nicht ein völlig neues System, welches man auch erstmal im Detail erlernen muss.

Damit war der Weg frei für die Schulungen. Nun heißt es Schritt für Schritt das nächste Modul erlernen. Gleichzeitig muss der vorhandene Datenbestand aus dem Altsystem zum Teil in das neue System überführt werden. Und genau in dieser Phase befinden wir uns aktuell. Die erste Hälfte ist abgeschlossen und die Stimmung im gesamten Team hat auch schon einige Höhen und Tiefen hinter sich. Dazu werden wir noch berichten und euch einen Einblick geben, wie solch eine Schulungsreihe aufgebaut ist und welches Feedback wir daraus ziehen. Bis dahin heißt es weiterhin von Tag zu Tag mit den Veränderungen umzugehen.